Kiekvienas iš mūsų turėtų žinoti, kaip parašyti laišką, nesvarbu, ar tai būtų verslo užklausa, elektroninis ar asmeninis laiškas, ar laiško formato socialinių tinklų įrašas. Laiškų rašymas yra naudingas įgūdis ne tik norint aiškiai bendrauti, bet ir padaryti gerą įspūdį, ypač pirmąjį. Žemiau paaiškiname, kaip parašyti tinkamą laišką, nesvarbu, kokio tipo jums reikia. Pateiksime tinkamą oficialaus laiško formatą, pvz., motyvacinį laišką ar darbo užklausą, taip pat patarimus, kaip rašyti asmeninį laišką, pateikdami keletą naudingų patarimų.
Kaip Rašyti Laišką? Oficialaus Ir Neoficialaus Laiško Struktūra
Kokio tipo laišką turėtumėte parašyti?
Griežtų taisyklių nėra, o tinkamiausias laiško formatas priklauso nuo jūsų auditorijos. Draugui ar artimajam geriausia yra atsitiktinė žinutė ar neoficialus laiškas, tai gali būti ranka rašyti laiškai, elektroniniai laiškai ar socialinių tinklų žinutės. Tačiau verslo kontaktams ar žmonėms, kurių gerai nepažįstate, spausdintas oficialus laiškas beveik visada yra tinkamiausias pasirinkimas. Kai naudojamas profesiniais tikslais, oficialaus laiško rašymas yra geriausias pasirinkimas rašant motyvacinius laiškus, protokolus, pasiūlymus, reklaminius, atsistatydinimo ir padėkos laiškus. Tai tik keletas laiškų tipų, kuriuos gali prireikti rašyti kasdienėje ar profesinėje aplinkoje. Prieš rašydami laišką, pagalvokite, kokio tipo laiško jums reikia: formalaus ar neoficialaus. Kiekvienas iš jų turi skirtingą formatą, kurio turite laikytis.
Oficialių laiškų rašymas:
Oficialūs laiškai, pvz., motyvaciniai laiškai, verslo užklausos ir skubūs pranešimai, yra vieni iš svarbiausių laiškų, kuriuos kada nors turėsite parašyti. Kadangi kartais naudojami kaip oficialūs dokumentai, oficialūs laiškai turi labai tikslią struktūrą ir tam tikrą formatą. Tiesą sakant, galima rinktis iš kelių skirtingų „teisingų formatų“, o labiausiai paplitęs formalių laiškų rašymo formatas yra blokinis stilius. Blokiniam stiliui būdinga tai, kad visi elementai yra išlygiuoti kairėje puslapio paraštėje. Tai apima pirmąsias pastraipų eilutes, kuriose nenaudojama įtrauka. Norint parašyti oficialų laišką, turite atlikti keletą žingsnių:
Pirmas žingsnis – kontaktinė informacija ir data:
Visi oficialūs laiškai prasideda kontaktine informacija ir data, kuri yra pateikiama viršutiniame kairiajame kampe. Pirmiausia, kaip siuntėjas, parašykite savo vardą ir pavardę, išlygiuotą kairėje pusėje, lygiai taip pat, kaip adresuodami voką. Tai ne tik formalumas, bet ir naudingas įtraukimas, kad gavėjas galėtų lengvai rasti jūsų kontaktinę informaciją, kai norės atsakyti. Jei rašote ant oficialaus įmonės firminio blanko, kuriame jau yra ši informacija, kontaktinės informacijos perrašyti nereikia. Po adreso reikia praleisti eilutę ir parašyti laiško rašymo datą. Galiausiai dar kartą praleiskite eilutę ir pridėkite gavėjo vardą ir visą adresą. Nedvejodami nurodykite savo pareigų pavadinimą po vardu, jei tai aktualu. Prieš rašydami sveikinimą po kontaktine informacija palikite tuščią eilutę.
Antras žingsnis – sveikinimas:
Oficialiuose laiškuose rašytinio turinio pradžioje visada yra užuomina, kad jūsų pranešimas tuoj prasidės. Tai žinoma kaip pasveikinimas. Dauguma sveikinimų prasideda žodžiais „Brangus“, o tada – gavėjo vardu. Visuose sveikinimuose pavadinimai rašomi didžiosiomis raidėmis ir baigiasi kableliu. Jei nežinote gavėjo vardo, taip pat galite naudoti pareigų pavadinimą ar net skyriaus pavadinimą, pavyzdžiui, „Gerbiamas personalo atstove“. Kraštutiniu atveju bet kokiomis aplinkybėmis galite naudoti bendrą sveikinimą „Kam tai gali būti aktualu“. Stenkitės vengti „gerbiamasis pone ar ponia“, nes jis šiek tiek pasenęs.
Trečias žingsnis – laiško turinys:
Čia rašote savo žinutę. Laiško tekste laikomasi įprastų gramatikos taisyklių, todėl rašykite jį kaip ir bet kurį kitą oficialų dokumentą. Vienintelė šio rašymo stiliaus išimtis yra ta, kad nereikia įtraukti pirmų pastraipų eilučių. Skirtingai nei asmeniniai laiškai, oficialūs laiškai yra paprasti ir tiesioginiai, todėl nebijokite iškart pereiti prie reikalo. Kai kurie oficialūs laiškai yra tik sakinio ar dviejų ilgio. Kiti gali tęstis pastraipomis, jei reikia pateikti daugiau informacijos. Svarbu, kad išliktumėte susikaupę ir išvengtumėte liečiamų temų. Nors skirtingos įmonės kultūros turi skirtingus bendravimo standartus, saugu vengti atsitiktinių frazių ir juokelių. Tai turėtų būti savaime suprantama, tačiau nevartokite slengo, nešvankybių ar kitos netinkamos kalbos. Jei jūsų laiškas apima daug informacijos, geriausia pabaigoje įtraukti pastraipą, kad apibendrintumėte viską, ką gavėjas turi žinoti. Kaip visada, prieš siųsdami nepamirškite redaguoti ir perskaityti laiško turinį.
Ketvirtas žingsnis – laiško pabaiga:
Oficialiuose laiškuose taip pat naudojamas standartinis laiško uždarymas arba pasirašymas, panašus į sveikinimą, prieš baigiant autentišku parašu. Vienas iš labiausiai paplitusių užbaigimo būdų yra „Pagarbiai“, įskaitant kai kuriuos variantus, pvz., „Su nuoširdžiu dėkingumu“ arba „Pagarbiai jūsų“. Skirtingai nuo pasisveikinimų, užbaigimui naudojamos didžiosios raidės. Visada rašykite didžiąją pirmąją raidę, bet tik pirmąją raidę. Kaip ir sveikinimas, laiško užbaigimas visada baigiasi kableliu. Jei siunčiate popierinį laišką, po užbaigimo praleiskite kelias eilutes ir pasirašykite savo vardą. Be to, visada po parašu įveskite savo vardą ir pareigų pavadinimą, jei reikia. Siunčiant el. laišką ar kitą skaitmeninį laišką, jums nereikia palikti tuščios eilutės prieš įrašant visą vardą.
Penktas žingsnis – priedai:
Šis paskutinis veiksmas reikalingas tik tuo atveju, jei kartu su laišku siunčiate papildomos medžiagos, pvz., CV, paraišką, kuponą ir pan. Jei siunčiate tik laišką, šio veiksmo nepaisykite. Po vardo praleiskite eilutę ir parašykite „Priedas:“ ir įtrauktų dokumentų sąrašą. Pavyzdžiui, jei įtrauktumėte gyvenimo aprašymą, parašykite „Priedas: CV“. Tai tiesiog atsargumo priemonė, kad gavėjas nieko nepraleistų arba, jei reikia, galėtų patikrinti, ar kažkas nebuvo prarasta siuntimo metu.
Neoficialių laiškų rašymas:
Tiesa, neoficialūs laiškai yra daug paprastesni nei oficialūs. Tai reiškia, kad taisyklių ir gairių beveik nėra arba jų ne tiek daug, ir niekas neprieštaraus, jei nepaliksite tuščios vietos tinkamoje vietoje. Vis dėlto yra tinkamas formatas, su kuriuo žmonės yra susipažinę, o tam, kad parašytumėte neoficialų laišką tinkamai, turite atlikti keletą veiksmų.
Pirmas žingsnis – data:
Datos rašymas laiško viršuje yra paprotys, kilęs iš tų laikų, kai laiškų rašymas buvo pagrindinė bendravimo priemonė. Šiais laikais datos įtraukimas nebėra būtinybė, tačiau kai kurie žmonės vis dar tai daro dėl tradicijos. Neoficialiuose laiškuose tai visiškai neprivaloma.
Antras žingsnis – sveikinimas:
Kaip ir oficialūs laiškai, neoficialūs laiškai prasideda mandagiu pasisveikinimu su gavėju. Standartinis formatas yra tas pats: žodis „Brangus“, po kurio rašomas asmens vardas. Tačiau neoficialūs laiškai suteikia daugiau laisvės, kai kalbama apie tai, ką sakote sveikindamiesi, ir dažnai pasitaiko atsitiktinių sveikinimų, pvz., „Labas, [Vardas]“. Sveikinimas paprastai baigiamas kableliu, tada reikia praleisti eilutę prieš pradedant laiško turinį. Kartais matote, kaip žmonės baigia sveikinimą šauktuku, atsižvelgiant į jų santykius su gavėju.
Trečias žingsnis – laiško turinys:
Oficialaus laiško tekste reikia rašyti savo pranešimą, o neoficialūs laiškai dažnai skirti pasidalinti naujienomis ar palaikyti ryšį. Jie linkę turėti pokalbio toną, o tai reiškia, kad galite laisvai įtraukti slengą ir bet kokią kalbą, kurią vartojate kalbėdami asmeniškai. Nors nukrypimai yra labiau leistini neoficialiuose laiškuose, pernelyg didelis nukrypimas nuo temos vis tiek gali trukdyti skaitytojui. Stenkitės kuo geriau išlikti susikaupę, neskambėdami santūriai – juk neoficialūs laiškai turėtų būti asmeniškesni.
Ketvirtas žingsnis – užbaigimas:
Neoficialiuose laiškuose taip pat naudojamas laiško užbaigimas prieš parašą, naudojant tą patį formatą kaip ir oficialiuose laiškuose. Tai apima laiško užbaigimo būdą, pradedamą didžiąja raide, kablelio pridėjimą pabaigoje ir pakankamai vietos palikimą pasirašyti savo vardą, jei siunčiate popierinį laišką. Tačiau jums nereikia laikytis įprastų žodžių, pvz., „Pagarbiai“. Jei rašote asmeninį laišką, galite naudoti ką nors sentimentalesnio, atsižvelgdami į santykius su gavėju, pvz., „Su meile“, „Nuoširdūs linkėjimai“ arba „Iki pasimatymo“.
